Time Management - osnove

Ovaj tekst je preuzet sa sajta namenjenog poslovnim ljudima koji se odlučuju da svoje vreme ulože u dodatni posao ili da pokrenu samostalni biznis. Princip je primenjiv u svim oblastima života i vrlo je jednostavan. Organizujmo svoje vreme!

Sadržaj teksta:

A. Čovek posvećuje i ulaže svoje vreme u ono što želi i u šta veruje
B. Rukovođenje vremenom(Time Management)
C. Kako pronaći vremena i kada nemaš vremena

A. Čovek posvećuje i ulaže svoje vreme u ono što želi i u šta veruje

Jedino u čemu su svi ljudi na zemaljskoj kugli u potpunosti ravnopravni to je RASPODELA VREMENA. Svakom pojedinucu je dato na raspolaganje 24h dnevno. Istinska razlika između milionera i prosjaka, uspešnog graditelje mreže sa više autorskih prava i onih koji su odustali je u NAČINU KORIŠĆENJA tih 24 sati.

Čovek posvećuje i ulaže svoje vreme u ono što želi i u šta veruje!!!

Uvod za poroblematiku ORGANIZACIJE SVOGA VREMENA i planiranja aktivnosti uključuje tri aktive: novac, vreme i pažnja. Razmotrimo ukratko svaku od njih.

Novac nam obezbeđuje stvari koje su nam potrebne ili ih želimo. Njega koristimo, menjamo ili trgujemo za nešto drugo.

Vreme je drugi neophodni izvor. Data je ograničena količina vremena u toku dana, meseca, godine i života. Ali je zabrinjavajuće koliko se od tog malo vremena koje nam je dato RASIPA. Započnite da koristite vreme kao aktivu- Započnite svaki dan sa svešću da imate samo “24h” da ISKORISTITE.

Pažnja je treći i poslednji izvor. Definicija pažnje je: Sposobnost ili snaga usmeravanja (koncentracije) mentalne energije. Vreme i pažnja idu ruku pod ruku. Optimalno je da tamo gde se “koristi vreme” da na to bude usmerena i pažnja, ali se takođe veoma često i pažnja rasipa. Većina ljudi je prisutna samo fizički kod obavljanja neke aktivnosti, ali ne i mentalno(npr dok su na poslu razmišljaju o situaciji u porodici i sl.) Vaš uspeh je velikim delom određen koliko ste u stanju da usmerite pažnju na ono u šta trenutno ulažete svoje vreme.

Svaka osoba na svetu ima samo ove tri aktive na raspolaganju. Koliko je neko uspešan u bilo kojoj oblasti najvećim delom zavisi od njihovog pravilnog ulaganja i kontrolisanja (rukovođenja). Pogledajmo posledice. Zašto neke osobe zarađuju $10.000 godišnje(za američke uslove minimalni prihodi, prim prev.)? A drugi ostvaruju $10 miliona godišnje? Logično je predpostaviti da je osoba koja zarađuje $10 miliona godišnje 1000 puta efektivnija u iskorišćavanju svojih aktiva novca, vremena i pažnje. Ali pri tome njima tih 1000 puta nije palo sa neba. Osoba koja ostvaruje $10 miliona je” samo” 1000 puta produktivnija od one sa prihodima od $10.000.

B. Rukovođenje vremenom

Pored finansijskih problema, problemi sa vremenom su najveći uzročnici stresa u savremenoj civilizaciji. Mnoge osobe ostvaruju zavidne prihode, ali su previše okupirane poslom da bi zadovoljavali i najosnovnije potrebe u ostalim bitnim oblastima života(zdravlje, odnosi, mentalni i duhovni razvoj). Probijanje rokova, utrkivanje sa konkurencijom, nerealna očekivanja vode u haotičnu borbu za “samo malo više vremena”.

Svakom ljudskom biću je po rođenju dodeljena podjednaka količina vremena- 86.400 sekundi dnevno koje se mogu utrošiti po volji, ali niti se mogu preneti u sledeći dan niti dokupiti. Osnovna razlika između uspešnih i neuspešnih osoba je jedino u načinu na koji troše svoje vreme. Jedinica vrednovanja rada je utrošeno vreme(radni sat) na stvaranje proizvoda, pri pružanju usluga i na osposobljavanje da bi se mogla pružiti usluga.

Čovek tokom svoga života u savremenom društvu ipak nema previše vremena za bacanje. Pojedina istraživanja u USA su prikazala na šta je sve prosečna osoba stara 72 godine trošila svoje vreme:

21 godina na spavanje, 14 godina na rad, 7 godina na obavljanje higijene, 6 godina na hranjenje, 5 godina na čekanja u redu, 4 godine na učenje, 3 godine na sastancima, 2 godine na vraćanje telefonskih poziva, 1 godinu na traženje izgubljenih predmeta i 3 godine na ostale aktivnosti.

Ljudi previše vremena gube olako pristupajući svakodnevnim zadacima, pri tome ne ostvarujući ni delić svojih potencijala. Pojedini učeni ljudi ističu:

Možemo postati gospodari svojih minuta ili njihov rob; mi koristimo vreme ili ono nas. Jedina razlika među nama nije koliko vremena neko ima, jer je dan za svakoga dug 24h, nego kako ćemo to vreme iskoristiti. Ako želimo da nam vreme bude prijatelj moramo ga držati pod kontrolom, a to se jedino postiže valjanim planiranjem. Nekoliko minuta planiranja dnevno može da nam uštedi više sati rada i omogući angažovanje u oblastima neophodnim za ostvarenje životne harmonije.

Ispravno planiranje vremena se sastoji od:

1. Uklanjanja “kradljivaca vremena”

2. Ispravnog postavljanja prioriteta

3. Organizovanja dnevnih aktivnosti i

4. Praćenja napredovanja(evaluacija)

1. Kradljivci vremena - smanjenje izgubljenog vremena 

Najčešći uzroci gubljenja(traćenja vremena) su:

-traženje izgubljenih predmeta,

-lenjost,

-smetnje od neplaniranih poseta, razgovora i prekida posla,

-sve preuzimati na svoja pleća- izbegavanje timskog rada i delegiranja poslova,

-neočekivana zakašnjenja i vremenske prilike,

-razmišljanja o prošlosti i fantaziranja,

-neodlučnost i kolebljivost,

-nerazumevanje problema zbog nedovoljno znanja,

-negativne emocije,

-nepoznavanje prioriteta.

Opšte preporuke za borbu protiv “kradljivaca vremena”:

Pre započinjanja bilo koga posla steći neophodna znanja ili angažovati iskusne mentore kako bi se izbegla nepotrebna lutanja na “otkrivanju točka”.

Kad god je moguće angažovati druge osobe da obave sporedne poslove.

Organizovati posao delegirajući zadatke, i sve uraditi da se saradnici osposobe za to.

Organizovati radni prostor kako bi sve neophodno bilo na dohvat ruke.

Planirati svoje aktivnosti tako da se prvo obave najneprijatnije i najmanje motivišuće “Progutaj prvo najveću žabu”.

Organizovati život i ulaziti u poslove koji su u skladu sa “životnim željama”.

Biti uvek spreman na iznenadna zakašnjenja ili zastoje(na putu, vremenske neprilike, nestanak struje i sl.) i iskoristiti vreme na neke druge aktivnosti. Na primer kod posla slušati audio materijale(dobar mali i jeftini MP3 plejer danas to omogućava u svakoj prilici), čitati knjige, upoznavati novu osobu i sl.

2. Postavljanje prioriteta

Pod prioritetima smatramo sve ono što doprinosi ostvarenju naših ŽIVOTNIH ŽELJA. Pri tome uvek treba imati na umu da se harmoničan, a time i zdrav i uspešan život ostvaruje jedino ako su zadovljene sve osnovne ljudske potrebe i ako se pronalaze i ostvaruju životne želje u svim ključnim oblastima života:

Zdravlje

Prodični i emotivni život

Odnosi sa drugim ljudima

Finansije

Karijera

Mentalni razvoj

Duhovni razvoj

Najveći deo vremena potrebno je koristiti na one aktivnosti koje nas vode ka životnim željama. Stiven Kovi(Stiven Covy) je u knjizi “Sedam navika uspešnih ljudi“ to najbolje definisao kroz KVADRANTE ŽIVOTNIH AKTIVNOSTI:

Zbog nepoznavanja i nepoštovanja sopstvenih prioriteta veliki broj osoba najviše vremena provodi u PRVOM KVADRANTU obavljajući HITNE i VAŽNE aktivnosti. Neprekidno nagomilavanje “neodložnih važnih poslova” ne dozvoljava relaksaciju, rekreaciju i druženje. Zbog toga se one nalaze u stalnom “grču” što uzrokuje stres, krize i konflikte i dovodi do fizičkih oboljenja.

Preovladavanje aktivnosti iz TREĆEG KVADRANTA(hitno i nevažno) dovodi do kratkotrajnog fokusiranja na određene oblasti i zatim česte promene prioriteta. Za ove osobe je karakteristično:

-okupiranost problemima- stalno su u “frci”

-osećaj “sve je bez veze”

-prolazne veze i odnosi

-odsustvo kontrole

Osobe koje najviše vremena provode u aktivnostima iz ČETVRTOG KVADRANTA(nije hitno i nije važno) su:

-bez prioriteta

-neodgovorne

-u potpunosti zavise od drugih

-često dobijaju otkaze na poslu

-sklone su porocima

Osnovni preduslov za uspeh u bilo kojoj oblasti života je u maksimalnom angažovanju vremena u DRUGOM KVADRANTU(važno ali nije hitno) jer se time obezbeđuje:

-otkrivanje životnih želja i usmeravanje ka njihovom ostvarivanju

-stvaranje vizije i perspektive

-harmonija

-disciplina

-kontrola nad sobom

-razvoj zdravih međuljudskih odnosa

Što se više vremena posvećuje otkrivanju i planiranju svojih istinskih životnih puteva sprečavaju se aktivnosti iz I i III kvadranta, retke su krizne situacije, a na njih se spremno i zdravo reaguje.

3. Organizovanje vremena

Pod organizovanjem vremena podrazumeva se planiranje dnevnih aktivnosti u skladu sa prioritetima. Prioriteti određuju ciljeve, a na osnovu njih se izrađuje AKCIONI PLAN koji treba da dovede do njihovog ostvarenje.

Postoje DUGOROČNI(3 -5 godina), SREDNJOROČNI(1 – 3 godine) i KRATKOROČNI(narednih nekoliko meseci) RADNI CILJEVI. Ova vrsta ciljeva odnosi se na samu izgradnju i obim posla koji proizvodi količinu novca i slobodnog vremena neophodnog za ostvarivanje naših životnih želja.

Svakoga meseca se na osnovu ciljeva izgrađuje plan aktivnosti, a elementi za njegovo planiranje. Operativno planiranje se vrši na NEDELJNOM NIVOU. Najvažniji elementi planiranja su:

1. Neophodno je posedovati rokovnik(planer). Najpogodnije je kada je on sa mehanizmom za umetanje i vađenje listova. U rokovniku se pored planiranja vremena zapisuju i životne želje po oblastima, kratkoročni i dugorčni ciljevi u vezi života koji se želi ostvariti, poslovni ciljevi, značajni datum i sl.

Zgodno je da postoji na jednoj stranici godišnji raspored gde će se unapred zapisivati značajniji datumi događaja za koje znamo tačno vreme odigravanja u budućnosti.

U rokovniku se određuju listovi za planiranje svih mesečnih aktivnosti koje se jednostavno nabrajaju.

Na posebnom listu se nabrajaju nedeljne aktivnosti i dobro bi bilo da se razvrstaju po različitim životnim oblastima.

Dnevni planer sadrži sa jedne strane satnicu, a sa druge prazan list za beleške u vezi različitih događaja u toku dana.

2. Prvo se određuje LIČNO VREME- to su aktivnosti iz drugog kvadranta koje posvećujemo sebi, održavanju zdravlja i razvoju svoje ličnosti. Određivanjem i poštovanjem ličnog vremena stvara se i održava utisak kontrole nad sobom.

3. Zatim se određuje vreme za LIČNO USAVRŠAVANJE - koliko i kada tokom nedelje minimalno da se slušaju audio materijali, čitaju knjige.

4. Određuju se dani u nedelji i vreme koje će se posvetiti porodici, koje je neprikosnoveno i ništa ga ne može ugroziti.

5. Određuju se dani u nedelji i vreme koje posvećujemo izgradnji svojih pasivnih prihoda. Veoma je značajno od samoga početka zakazivati kandidate i saradnike u vreme koje ste lično planirali za to, a ne po principu “Kada ti možeš” .

6. Određuje se vremenski prostor za hitne aktivnosti iz PRVOG KVADRANTA kao i prostor za nepredviđene poslove. Ovde spadaju i svakodnevne neodložne aktivnosti u kući.

7. U preostalo vreme se uključuju obaveze iz ostalih oblasti života(druženja, kulturne manifestacije i sl.) tako da se što je više moguće obezbedi harmonija.

Ukoliko posedujemo svakodnevne obavez povezane sa radnim vremenom prethodno se to vreme izdvoji, a ostatak planira na navedeni način.

Ukoliko je u određenom periodu neophodno biti angažovan značajni deo vremena na izgradnji posla i to bi zahtevalo trenutno lišavanje druženja sa porodicom, najbolje je da se napravi porodični dogovor, raspodele snage i zadatci i oroči vreme do kada će trajati “vanredno stanje”.

Značajno je da po ostvarivanju prvih rezultata porodica bude prvo nagrađena i da joj se posveti pažnja(pokloni, izlasci, izlet, putovanje i sl.).

Ako se nešto ne ispuni iz dnevnog rasporeda prebacuje se na naredni dan u period “rezervnog vremena”.

4. Praćenje napredovanja

Odsustvo stresa, prisustvo smeha, opuštenost, samopouzdanje su sigurni znaci preuzimanja kontrole nad sobom i svojim vremenom. Zatim dolaze rezultati u poslu i finansijama, nova poznanstva, harmonični odnosi u porodici. Što se više uhodavamo u procese planiranja vremena dobija se utisak osvajanja novog vremena koje možemo da posvećujemo svojim životnim željama.

Preporučuje se vođenje lične statistike i usmeravanje pažnje na zacrtane mesečne radne ciljeve, a ne trenutne rezultate.

C. Kako pronaći vremena i kada nemaš vremena

Da li ste uopšte spremni da menjate i organizujete svoj život?

Ipak, bez obzira na odgovor, prijateljski vam preporučujem da pročitate tekst do kraja. U svakom slučaju ne može da škodi. A ako ne škodi možda...

Zatim još jednom pogledajte vaše KLJUČNE ŽIVOTNE CILJEVE. Da li ih uopšte imate? Da li su zapisani?

Pogledajte još jednom svoj život i sebi odgovorite na sledeća pitanja:

Koliko ste zaista nezadovoljni i šta je to što želite da promenite?

Koliki su vam prihodi neophodni da bi ostvarili svoje snove i život kakav želite da živite?

Da li ste bilo kada u dosadašnjem životu ostvarivali takve prihode?

Koliki su vam sadašnji prihodi? Koliko prosečno vremena dnevno ulažete da bi ih ostvarili?

Da li smatrate da je potrebno vremena i truda da se ostvari željena suma(koju ste postavili kao svoj cilj)?

Imate li druge mogućnosti da dođete do željenih prihoda i/ili viška slobodnog vremena?

Da li vas još uvek interesuje:

KAKO DA PRONAĐETE VREME ?

Krenimo onda prvo od ...

1. Analize postojeće raspodele vašeg vremena

MOJE SPAVANJE- logično je da zbog zdravog života, produktivnosti i koncentracije morate imati najmanje 8 sati sna.

MOJI POSLOVI- predstavljaju sve aktivnosti koje vam donose zaradu bez obzira da li se radi o stalnom zaposlenju, dopunskim poslovima ili povremenim poslovima. Tu bi spadalo i putovanje do i sa posla, sva trenutna usavršavanja (kursevi, seminari i sl.) vezana za posao. Kod studenata obaveze na fakultetu treba takođe uvrstiti u poslovne aktivnosti iako one trenutno ne donose novac.

Ako se radi o poslovima koji se obavljaju periodično u toku nedelje ili meseca, sabiraju se ukupno utošeni sati na nedeljnom ili mesečnom nivou i dele sa 7(za nedeljne aktivnosti) ili sa 30(za mesečne). Tako dobijamo prosečni dnevni utrošak vremena.

MOJE VREME- je najvažnija grupa kada je reč o organizaciji vremena. Tu spadaju sve ostale aktivnosti koje ne donose novac(osim studija). Najvažnije je registrovati i zabeležiti sve “kradljivce vremena“ poput čitanja novina, TV, isprazne priče i sl.


Moje spavanje

Moji poslovi:

Redovni posao
Dopunski poslovi
Povremeni poslovi
Putovanje do posla i nazad
Usavršavanje
Studentske obaveze 

Moje vreme:

Porodične obaveze
Hobiji
Društvene obaveze
Relaksacija i odmor
Fizičke vežbe i trening
Izlasci
„Kradljivci vremena“


Za svaku aktivnost je važno da se dopiše koliko na nju vremena trošite. U segementu MOJE VREME dobro bi bilo da se približno registruje koliko se novca troši za svaku oblast. To je značajno kod kasnije analize gde možemo „namaknuti“ dodatni novac neophodan za investiranje u svoj posao(knjige, seminari, audio materijali, putovanja, povećani telefonski troškovi).

Kada niste u stanju da preciznije odredite kako trošite svoje vreme, preporučuje se da jedan dan beležite na svakih 30 do 60 minuta šta je u prethodnom ciklusu urađeno.

Prvo pažljivo razmotrimo segment MOJI POSLOVI. Da li su zarađeni prihodi vredni truda koji ulažete!!! Šta bi moglo da se smanji ili ukine i brzo nadomesti zaradom iz drugih izvora. Ako se radi o poslovima koji ne donose dovoljno prihoda ali su vam dragi i predstavljaju deo vaše misije(umetnost, nauka, prosvetni radnici) onda velikim slovima to upišite u spisak svojih ciljeva, jer dodatni posao upravo treba da vam omogući da se njima bavite bez opterećenja „od čega ćete živeti“.

Najvažniji izvor „praznog prostora“ nalazi se u segmentu MOJE VREME. Pažljivo analizirajte koje su te aktivnosti kojih bi mogli privremeno( ali možda i stalno) da se odreknete.

2. Ponovno vraćanje proučavanju svojih zapisanih ciljeva

Da li vam ostvarenje vaših ciljeva više znači od “kradljivaca vremena“ kojih se lišavate?

Ako ste i na trenutak bili u dilemi, veliko je pitanje da li se radi o vašim “pravim ciljevima“.

3. Izrada plana aktivnosti

Napravite LISTU PRIORITETA. To je nabrajanje najvažnijih aktivnosti neophodnih za najproduktivnije i najefikasnije ostvarivanje željenih ciljeva. Tu spadaju prioriteti za normalno funkcionisanje sledećih oblasti:

Poslovi koji trenutno donose prihode
Plan akcije u dodatnom poslu
Plan za održavanje kondicije i zdravlja
Plan minimuma porodičnih obaveza

Ako ste dobro proučili tekst "Rukovođenje vremenom" prepoznaćete da su ovi prioritete pre svega iz kvadranata BITNO. U početku će(prvih nekoliko nedelja) probleme praviti HITNI poslovi(i bitni i nebitni ali neodložni). Ako se nastavi disciplinovano planiranje i ispunjavanje plana rada HITNI POSLOVI iz prvog i trećeg kvadranta se svode na podnošljivu mere, sve je manje kriznih trenutaka i napetosti, a produktivnost se povećava. Sve više vremena se može posvećivati drugom kvadrantu BITNO ALI NIJE HITNO.

Često će u početnim fazama izgradnje vašeg posla nedostajati vremena koje mora da se"ukrade od porodice". To se obavezno sprovodi posle porodičnog dogovora. Preraspodeljuju se obaveze, određuje se rok do kada će se „napraviti posao“ koji će donositi dovoljno novaca da bi se dobio višak vremena.

Ipak u „odricanju od porodice“ ne treba preterivati. Odreknite se nekih drugih „kradljivaca vremena“ i kvalitetno provodite vreme sa svojim najmilijima. Najvažnije je da se u takvim trenutcima kompletna pažnja posveti njima a ne da se rasipa na razmišljanje o drugim obavezama.

PLAN se praktično izrađuje i zapisuje u rokovnik na osnovu sledećih parametara:

1. Napisati spisak svih prioritetnih aktivnosti koje treba da se urade u narednih 30 dana

2. Napraviti nedeljni raspored u rokovniku za svaki dan u nedelji i u njega uklapati vremenske obaveze.

3. Prvo zapisujemo vreme rezervisano za redovni posao zajedno sa vremenom provedenim na putu do posla(npr 8 do 18h.

4. Zatim na osnovu vremena izdvojenog za dodatni određujemo precizne termine kada ćemo ga raditi - npr. Utorak 18 do 22h Sreda 19 do 21h Petak 19 do 22 Subota 10 do 17h. U ovo vreme uklapamo samo aktivnosti iz PLANA AKCIJE..

5. Zapisujemo vreme za porodične obaveze, za održavanje zdravlja i drugo iz prioritetnih aktivnosti.

6. Obavezno treba ostaviti prostor za nepredviđene aktivnosti.

VAŽNA NAPOMENA!!!

I vreme rezervisano za MOJE POSLOVE može često produktivno da se iskoristi za druge aktivnosti:

1. Da se obavi nekoliko poziva u pauzama.

2. Iskoristiti putovanje do posla za
-slušanje audio materijala u kolima ili preko mp3 plejer ili diskmena u prevozu,
-čitanje preporučene literature
-upoznavanje novih osoba i razmena adresa,
-predaja kontakt materijala
-odlazak u prodajni centar ili narudžbine i dr.

3. Proveravanje ispunjenja plana i redovno planiranje na nedeljnom nivoru.

Bilo bi jako dobro da se napisani dnevni plan iz rokovnika svako veče prođe i proveri koliko je ostvareno. Nema mesta panici ako nešto nije urađeno, jednostavno ga uklopite u neki drugi termin nedeljnog plana. Zato je značajno da se plan ne isforsira i prenapregne već da postoji prostor za „neplanirane aktivnosti“.

Jedanput nedeljno(najbolje za vreme vikenda) ponovo proći kroz mesečne prioritete i napraviti novi plan za sledeću nedelju.

UVEK VODITE RAČUNA DA SVOJU PUNU PAŽNJU POSVETITE ISKLJUČIVO ONOJ AKTIVNOSTI KOJU TRENUTNO OBAVLJATE PREMA PLANU.

Verujete li da ste vi sposobni da napravite ovaj posao?

Čega se plašite? Šta vas sprečava da se stvarno pokrenete?

Ako vas bilo šta štrecne kada sebi postavljate ova pitanja vreme je da obavezno potražite rešenje.